Almennir innkaupa- og greiðsluskilmálar

Skilmálar þessir gilda öll innkaup HS Orku hf. og birgja félagsins nema um annað sé sérstaklega samið. Allir birgjar sem HS Orka verslar við skulu standa í skilum með opinber gjöld, lífeyrissjóðsgjöld og önnur lögboðin gjöld.

Birgjar geta verið krafðir um að skila staðfestingu þess efnis einu sinni á ári. Ef birgjar uppfylla ekki þessar kröfur verða þeir ekki samþykktir birgjar HS Orku. HS Orka stundar einungis viðskipti við samþykkta birgja.

1. Almennt um innkaup og innkaupapantanir

Öll innkaup hjá HS Orku hf. skulu fara fram á grundvelli innkaupapöntunar eða samnings sem hefur verið gerður.
Án sérstakrar innkaupapöntunar eða samnings geta birgjar ekki verið vissir um að HS Orka hafi heimilað innkaup. Birgjar sem afhenda vörur án innkaupapöntunar eða tilvísunar í hana geta búist við að vörur verði endursendar í því ásigkomulagi sem getur leitt af notkun vörunnar og greiðslu hafnað.
Innkaupapöntun gildir aðeins fyrir það magn og þær vörur sem tilteknar eru og hefur ekki samningsgildi umfram það, nema annað sé sérstaklega tekið fram.

2. Upplýsingar á innkaupapöntunum

Innkaupapöntun á vöru skal tilgreina:
- Vörutegund
- Fjölda eininga
- Einingaverð
- Heildarverð pöntunar og flutningskostnað þar sem það á við
- Afhendingartíma og afhendingarstað
Ef upplýsingar um vörur, verð, afslætti eða annað sem fram koma á innkaupapöntunum eru ekki réttar skal hafa samband við fjármálasvið HS Orku hf. sem annað hvort leiðréttir eða fellir niður innkaupapöntunina.
Hver innkaupapöntun hefur sértækt 7 stafa númer (HSXXXXX) og er vísað til þess í þessum skilmálum sem pöntunarnúmer.

3. Afhendingarstaður og skilmálar

Vörur skulu afhentar á þeim stað sem tilgreindur er í innkaupapöntuninni. Sé mælt fyrir um flytjanda á innkaupapöntuninni skal birgir, nema annað sé tekið fram, afhenda vörur á næstu flutningastöð þess flutningsaðila. HS Orka hf. greiðir ekki fyrir flutning á flutningastöð, pökkunarkostnað, seðilgjöld, afgreiðslugjöld.
Ef vörur eru ekki afhentar á tilgreindum stað áskilur HS Orka hf. sér rétt til að innheimta hjá birgja allan þann auka kostnað sem fyrirtækið kann að verða fyrir vegna þess, og draga frá greiðslu fyrir vörukaup.

4. Afhendingartími

Afhendingartími sem tekinn er fram á innkaupapöntunum er miðaður við þann afhendingarstað sem þar kemur fram. Ef afhendingartími er ekki tilgreindur á innkaupapöntum skal birgir upplýsa um afhendingartíma í pöntunarstaðfestingu.

5. Pökkun og merkingar

Birgi ber að búa um og pakka vörum á þann hátt að þær hvorki skemmist né rýrni við flutning á áfangastað.
Alla pakka verður að merkja HS Orka hf. ásamt pöntunarnúmeri og einnig skal fylgja með vörum afrit af reikningi og/eða pakklisti þar sem verð og innihald koma fram.
Ef um er að ræða hættulegar vörur, verða þær að vera í viðeigandi pakkningum og merktar í samræmi við þær reglur sem um það gilda. Birgjum ber að útvega öryggisleiðbeiningablöð á íslensku.

6. Greiðsluskilmálar

HS Orka hf. greiðir reikninga í samræmi við greiðsluskilmála sem koma fram á innkaupapöntun eða eins og um er samið að öðrum kosti..
Gjaldmiðill reikninga skal vera íslenskar krónur nema um annað sé samið. Reikningar í íslenskum krónum skulu ekki innihalda aura.
Pöntunarnúmer verður að koma fram á öllum reikningum. Sérstakur reikningur skal vera fyrir hverja pöntun.
Upplýsingar um banka og reikningsnúmer viðtakanda greiðslu verða að koma fram á reikningum. Ef einhverjar breytingar verða á upplýsingum hjá birgja s.s. á kennitölu, bankareikningi o.þ.h. vinsamlegast hafið samband við fjármálasvið HS Orku hf. netfang: bokhald@hsorka.is
HS Orka tekur eingöngu á móti rafrænum reikningum. Hægt er að senda reikning í gegnum skeytamiðlun Advania eða á sendareikning.hsorka.is
Ef reikningur er seldur til þriðja aðila, t.d innheimtufyrirtækis, þ.a. reikningurinn greiðist ekki til þess sem sendir þá skal kröfuhafi láta sérstaklega vita að því á bokhald@hsorka.is.
Skortur á framangreindum upplýsingum getur leitt til þess að greiðslur dragist og komi til þess ber HS Orka engan kostnað af slíkum drætti.

7. Almennar upplýsingar um reikninga

Reikningar á pappír skulu sendast til: HS Orka hf., Svartsengi 240 Grindavík
Reikningar sem berast á rafrænu formi (skannaðir inn) skulu sendir á bokhald@hsorka.is Rafrænir reikningar skulu berast í gegnum skeytamiðlun Advania.

8. Skilaréttur á vörum

HS Orka áskilur sér rétt til að skila aftur vörum til birgja innan 30 daga frá afhendingu af því gefnu að vörurnar séu ónotaðar og í upprunalegum pakkningum.
Þetta á þó ekki við um vörur sem hafa verið sérpantaðar samkvæmt óskum HS Orku hf. nema vörurnar standist ekki þær kröfur og vörulýsingar sem birgjar höfðu lagt fram áður en pöntun átti sér stað.

9. Tryggingar

HS Orka hf. er með heildartryggingu á vörum í flutningi frá afhendingarstað.
HS Orka greiðir birgja ekki sérstaklega fyrir tryggingu á vörum sem birgi flytur til afhendingarstaðar.

10. Pöntunarstaðfestingar

Pantanir skulu staðfestar skriflega með tölvupósti á innkaup@hsorka.is innan eins virks vinnudags frá dagsetningu pöntunar.

11. Hlutaafgreiðsla

Óheimilt er að afhenda hluta af pöntuðum vörum, nema með samþykki fjármálasviðs HS Orku hf. Í þeim tilvikum sem hlutaafgreiðsla fer fram án samþykkis HS Orku hf. telst viðkomandi afgreiðsla lokaafhending á pöntun og telst vera vanefnd pöntun.

12. Þjónustureikningar

Allir reikningar vegna framkvæmda eða viðhaldsverkefna sem berast til HS Orku hf. skulu hafa tilvísun í pöntunar- og verkbeiðnanúmer eða samningsnúmer. Gera skal sérstakan reikning fyrir hvert verk sem unnið er.
Reikningur verður ekki samþykktur nema að tiltekin fylgiskjöl fylgi reikningnum, s.s. samþykkt vinnutímaskýrsla, efnisskýrsla eða annað sem viðkemur greiðslu reiknings og er skv. samning.
Á reikningum skal sýna með skýrum og aðgreinanlegum hætti stofn fyrir vinnu eða efni og hlut virðisaukaskatts í íslenskum krónum. Á reikningi skal ennfremur sundurgreina heildarkostnað vegna vinnu, efnis og heildarfjölda vinnustunda. Gefa skal út sölureikning í þeim mánuði sem verkið er unnið.

13. Vanefndir

Birgi skal tilkynna HS Orku um fyrirsjáanlegar vanefndir á skyldum sínum samkvæmt innkaupapöntun og skilmálum þessum.
Vanefni birgi verulega skyldur sínar samkvæmt innkaupapöntunum er HS Orku hf. heimilt að rifta innkaupapöntun.

14. Óviðráðanlegar aðstæður (force majeure)

Hvorugur aðili skal vera ábyrgur gagnvart hinum vegna vanefnda á skyldum samkvæmt innkaupapöntunum og þessum innkaupaskilmála, ef ástæður vanefndanna má rekja til óviðráðanlegra aðstæðna (Force Majeure).
Aðeins er hægt að lýsa yfir Force Majeure ef aðstæðurnar sem koma í veg fyrir efndir innkaupanna eru ekki vegna þess aðila sem lýsir yfir Force Majeure og hafa átt sér stað eftir að innkaupapöntun var gerð eða staðfest.
Til óviðráðanlegra afla aðstæðna (Force Majeure) teljast m.a. styrjaldaraðgerðir, herseta, byltingar, uppreisnir, óeirðir, uppþot, múgæsing, skemmdarverk, eldsvoði, flutningsbönn o.s.frv.

15. Framsal

Innkaupapöntunum frá HS Orku hf. er óheimilt að framselja til þriðja aðila að hluta til eða í heild, án skriflegs samþykkis fjármálasviðs HS Orku hf.

16. Verðbreytingar

Allar verðbreytingar skal tilkynna með lágmark eins mánaðar fyrirvara til fjármálasviðs HS Orku hf.

17. Öryggiskröfur

HS Orka hf. gerir kröfu á að þeir starfsmenn birgja sem koma inn á vinnusvæði HS Orku hf. uppfylli allar kröfur um búnað m.a. öryggisfatnað, hjálma, gleraugu o.s.frv. Öllum birgjum ber að kynna sér reglulega „Umhverfis, öryggis- og heilsustefnu” fyrirtækisins, sem hægt er að finna á heimasíðu HS Orku, hsorka.is

18. Starfskjör

Birgi skal framfylgja lögum og reglum sem gilda um samskipti aðila á vinnumarkaði. Birgi skal tryggja og bera ábyrgð á að allir starfsmenn, hvort sem um ræðir starfsmenn birgja, undirverktaka eða starfsmannaleiga, fái laun og starfskjör í samræmi við gildandi kjarasamninga og lög þeirrar starfsstéttar sem fellur undir þeirra starfssvið. Ofangreint skal eiga við óháð lengd starfstíma starfsmanns. Undir starfskjörum eru m.a. sjúkra- og slysatryggingar og önnur umsamin réttindi sem kjarasamningur kveður á um.

Birgi skal geta sýnt fram á að öll réttindi og skyldur skv. ofangreindu séu uppfyllt. Birgi skal framvísa gögnum sem HS Orka telur nægjanleg til að sýna fram á að ofangreind réttindi og skyldur séu uppfyllt innan 10 almanaks daga frá þeim degi sem þess er óskað. Yfirlýsingar frá til þess bærum aðilum geta talist nægjanleg sönnun er eins og t.d. staðfesting viðkomandi stéttarfélags starfsfólks. Séu gögn ekki afhent innan þess tíma eða birgi getur ekki sýnt fram á að ofangreind réttindi eða skyldur séu uppfylltar er HS Orku heimilt að fjarlægja birgja sem samþykktan birgja HS Orku. HS Orku er heimilt vegna vangoldinna launa að halda eftir greiðslum og áskilur sér rétt til að ráðstafa greiðslum til þolanda/starfsmanns í samráði við viðkomandi stéttarfélag eftir því sem við á.

19. Varnarþing

Ágreiningur sem kann að rísa vegna innkaupaskilmála þessara skal rekinn fyrir Héraðsdómi Reykjaness.

Skilmálar þessir gilda frá 20. apríl 2020 fyrir öll innkaup á vörum og þjónustu á Íslandi fyrir HS Orka hf., nýjustu útgáfu þessa skjals er ávallt að finna á www.hsorka.is